📢告知・広報
イベント告知・案内文の書き方
集客を左右する告知文の書き方を解説。5W1Hの整理からSNS・チラシ・メールの媒体別テンプレート、告知タイミングまで。
告知文作成の5ステップ
1
5W1Hを整理する
When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が/誰向け）・What（何をする）・Why（なぜ開催）・How（参加方法）を先に書き出す。これが告知文の骨格になります。
2
媒体を選ぶ
ターゲット層に合わせて告知媒体を選択します。地域住民→回覧板・掲示板、保護者→学校プリント・LINE、一般公募→SNS・Webサイト。複数媒体を組み合わせると効果的。
3
告知文を作成する
タイトル（キャッチコピー）→日時・場所→内容の見どころ→参加方法・申込先の順で構成します。チラシは200字以内、SNSは140字以内が目安。
4
告知タイミングを決める
初回告知は開催の4〜6週前、リマインドは1〜2週前、当日朝に最終告知。SNSは複数回投稿することで認知が広がります。
5
問い合わせ先を明記する
担当者名・連絡先（電話またはメール）・受付時間を必ず記載します。個人情報に配慮し、専用メールアドレスの利用を推奨します。
告知文に必ず含める8項目
| # | 項目 |
|---|---|
| 1 | イベント名・タイトル |
| 2 | 開催日時 |
| 3 | 開催場所 |
| 4 | 内容・見どころ |
| 5 | 対象者・参加資格 |
| 6 | 参加費 |
| 7 | 申込方法・締切 |
| 8 | 問い合わせ先 |
媒体別：告知文テンプレート
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SNS（X・Instagram）
ポイント
- ✓140字以内でまとめる
- ✓日時・場所を冒頭に
- ✓ハッシュタグ2〜4個
- ✓画像・フライヤー添付
文例
【告知】🎉〇〇地区夏まつり開催！ 📅 8月15日（土）15:00〜20:00 📍 〇〇公園 出店・盆踊り・花火あり。入場無料！ 詳細→ [URL] #〇〇市 #夏まつり
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メール・LINE
ポイント
- ✓件名で内容がわかるように
- ✓日時・場所を太字や箇条書きで
- ✓申込リンクを目立たせる
- ✓返信期限を明記
文例
件名：【ご案内】○月○日 〇〇イベント開催のお知らせ 〇〇様 標記のイベントを下記のとおり開催します。 ■ 日時：○月○日（曜）○時〜 ■ 場所：〇〇 ■ 参加費：無料 ○月○日までにご返信ください。
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チラシ・回覧板
ポイント
- ✓タイトルを大きく目立たせる
- ✓A4/B5 1枚に収める
- ✓地図・写真を入れる
- ✓問い合わせ先を下部に
文例
【タイトル大】 イベント名 日時：○月○日（曜）○時〜 場所：〇〇（住所） 内容：〈見どころ2〜3点〉 参加費：無料 申込：不要 / 事前申込制 お問い合わせ：〇〇（TEL: xxx-xxxx）
告知タイミングの目安
4〜6週前
初回告知
チラシ配布・SNS初投稿・自治会回覧。参加者が予定を確保できるよう早めに。
2〜3週前
第2弾告知
SNS再投稿・ポスター掲示・関係者へのメール。告知範囲を広げる。
1週前
リマインド
SNS・LINEグループでリマインド。申込締切の場合は再周知。
前日〜当日朝
最終告知
SNS・LINEで当日の天気・集合場所・持ち物を再確認する投稿。
よくある質問
Q. イベントの告知はいつから始めるべきですか？
A. 規模にもよりますが、一般的には開催の4〜6週前から始めるのが目安です。大型イベントや遠方からの参加者が見込まれる場合は2〜3ヶ月前からの告知が効果的。告知が遅れると参加者が予定を入れられないため、早めの発信を心がけましょう。
Q. SNSでイベント告知する際のコツは？
A. ①最初の一文でイベントの魅力を伝える ②日時・場所・参加方法をシンプルにまとめる ③画像・フライヤーを添付して視認性を高める ④ハッシュタグ（地域名＋イベント種別）を活用する ⑤開催1週間前と前日にもリマインド投稿する、の5点が特に効果的です。
Q. 参加申込みはどの方法が一番集めやすいですか？
A. 対象層によって異なります。高齢者・地域住民は電話受付が最も集まりやすいです。PTAや職場はLINEグループでの返信やGoogleフォームが便利。一般公募はPeatixなどのイベントプラットフォームを使うと管理が楽になります。複数の申込み方法を用意するのが理想です。
Q. 無料イベントでも告知文に参加費を書くべきですか？
A. 必ず「参加費：無料」と明記してください。無料と書いていないと参加者が迷って申込みをためらう原因になります。また「材料費のみ〇〇円」のように一部費用が発生する場合も、誤解を防ぐために明確に記載することが大切です。
Q. 告知チラシはどのサイズがよいですか？
A. A4（210×297mm）またはA5（148×210mm）が最もよく使われます。回覧板や手渡しにはA4を二つ折りにしたA5サイズが扱いやすいです。掲示板に貼る場合はA4または大きめのA3が見やすくなります。デジタル配布（PDF・SNS）ではA4横またはInstagram向けの正方形フォーマットも使われます。
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