イベント準備チェックリスト
企画から当日運営・後片付けまで、イベント開催のやること・確認事項を段階別にまとめました。 漏れなく準備を進めるための完全ガイドです。
チェックリストをアプリで管理する企画・立案
3〜6か月前
- イベントの目的・テーマを決める
- ターゲット（対象者・想定人数）を設定する
- 開催日程の候補を出す
- 概算予算を立てる
- 会場候補を選定し仮押さえする
- 必要な許可申請・届出を確認する（道路使用許可など）
体制づくり
2〜3か月前
- 実行委員会・スタッフ体制を決める
- 役割分担と責任者を明確にする
- 会場との本契約を行う
- 外部委託先（音響・映像・飲食等）を選定・契約する
- 保険加入を検討する（賠償責任保険など）
- 予算を詳細に組む
告知・集客
1〜2か月前
- チラシ・ポスターを作成・配布する
- SNS・メール・ウェブサイトで告知する
- 参加申込の受付方法を整備する（フォーム等）
- 協賛・後援の依頼を行う
- 参加者への事前案内文を準備する
準備・手配
2〜4週間前
- タイムテーブル（当日スケジュール）を作成する
- 会場レイアウト図を作成する
- 備品リストを作成・手配する
- スタッフへのマニュアルを作成する
- 参加者名簿・受付シートを準備する
- 緊急時対応フロー・連絡先リストを整備する
最終確認
1週間前〜前日
- 参加者数を最終集計する
- スタッフ全員に最終連絡をする
- 備品・資材の搬入方法を確認する
- リハーサルを行う（必要な場合）
- 天気予報を確認し、雨天対策を行う（屋外の場合）
- 当日の持ち物リストを確認する
当日運営
当日
- 開場前に会場設営・機材チェックを行う
- 受付・誘導体制を確認する
- タイムテーブルに沿って進行する
- 写真・記録を残す
- ゴミの分別・廃棄ルールを守る
- 閉会後の原状回復を行う
後片付け・振り返り
終了後1〜2週間
- 借用品を期限内に返却する
- 収支報告書をまとめる
- 参加者アンケートを集計・分析する
- スタッフへの労いと振り返りMTGを行う
- 次回開催に向けた改善点をまとめて記録する
よくある質問
Q. イベント準備はどのくらい前から始めるべきですか？
A. 規模によりますが、一般的に小規模（〜50人）なら1〜2か月前、中規模（50〜300人）なら3〜4か月前、大規模（300人以上）なら半年〜1年前から準備を始めることが推奨されます。会場の予約は特に早めに動くことが重要です。
Q. イベント当日に必要な備品は何ですか？
A. 基本的な備品として、受付用の机・椅子・名札、案内看板、筆記用具、延長コード、ゴミ袋、救急セット、マスク・消毒液などが挙げられます。イベントの種類によって音響機器、プロジェクター、テーブルクロスなどを追加します。
Q. イベントのスタッフは何人必要ですか？
A. 参加者20〜30人につき1人のスタッフが目安です。受付・会場誘導・司会進行・撮影・緊急対応など、役割ごとに担当者を決めておくとスムーズに運営できます。
Q. イベントの予算はどう組めばよいですか？
A. 会場費・機材費・備品費・人件費・印刷費・広告費・食費・保険料などの項目を洗い出し、収入（参加費・協賛）と支出のバランスを確認します。予備費として総予算の10〜15%を確保しておくことをおすすめします。
Q. 引き継ぎをうまくするコツは何ですか？
A. 準備リスト・タイムテーブル・連絡先・予算・備品リストをまとめたイベント記録を残しておくことが重要です。クラウドツールを使えば次の担当者がそのまま利用でき、毎年の「1から作り直し」を防げます。
チェックリストをクラウドで管理しませんか？
「イベント開催ナビ」なら準備タスク・会場レイアウト・タイムテーブル・備品リストを一元管理。 チームと共有して、来年もそのまま引き継げます。