予算策定の7ステップ
イベントの規模と目的を確認する
参加人数・開催時間・会場形式によって費用の大枠が変わるため、まず規模感を固める。
収入の見込みを洗い出す
参加費・協賛金・助成金・補助金・物品販売など、見込まれる収入源をすべて列挙し概算を出す。
支出項目をすべて洗い出す
会場費・機材費・備品費・人件費・印刷費・広告費・食費・保険料・交通費など、発生しうる費用をすべてリストアップする。
各項目に金額を割り当てる
過去の実績や見積もりをもとに各項目に金額を設定し、収支の合計を試算する。
予備費を確保する
予期せぬ出費に備え、総支出の10〜15%を予備費として確保する。予備費は「使わなければ黒字」と考える。
承認を得てから発注・契約する
予算案を上位者・委員会に提出し承認を得てから、会場・外部委託などの契約を行う。承認前の仮発注は後のトラブルのもと。
実績を記録し収支報告書をまとめる
イベント終了後に実際の収支を集計し、翌年の予算策定に活かせるよう記録を残す。
費用項目チェックリスト
見落としやすい項目も含め網羅的に洗い出してください
会場・設備費
機材・レンタル費
備品・消耗品費
印刷・制作費
広告・集客費
人件費・謝礼
飲食費
その他・予備費
よくある質問
Q. イベント予算の目安はどのくらいですか？
A. 規模によって大きく異なりますが、小規模（〜50人・半日）で数万〜30万円程度、中規模（100〜300人・1日）で50万〜200万円程度が目安です。会場費が最大の費用項目になることが多く、全体予算の30〜50%を占めるケースが多いです。
Q. 参加費は何円に設定すればよいですか？
A. 「(総支出 − 協賛・助成金) ÷ 参加予定人数」で最低収支トントンになる額を算出してください。地域のお祭りや学校行事では無料〜数百円、研修・セミナーでは数千〜数万円が一般的です。参加費を設定する場合は、キャンセルポリシーも合わせて定めておきましょう。
Q. 協賛金・助成金を活用するには？
A. 地域の企業や団体からの協賛は、協賛メリット（看板掲載・パンフ記載・来賓席など）を具体的に示した提案書を持参すると獲得しやすいです。公的助成金は自治体・財団の公募情報を半年〜1年前から確認し、申請期限に余裕を持って準備してください。
Q. コスト削減のポイントは何ですか？
A. ①会場：平日・午前開始・公共施設利用で安くなることが多い ②印刷：データ配布・SNS活用でチラシコスト削減 ③機材：購入よりレンタル、または会場備え付けを活用 ④食費：ケータリング・仕出しより弁当注文、またはお茶のみに絞るなどの工夫があります。
Q. 領収書・経費の管理はどうすればよいですか？
A. 支出が発生するたびに担当者名・日付・金額・用途を記録し、領収書と突き合わせて管理します。スプレッドシートや専用ツールを使い、承認者が確認できる状態にしておくことが重要です。会計報告は総会・引き継ぎ文書にも使えるよう保存してください。